De Ivy Lee-methode

De methode gaat terug tot 1918. Charles Schwab, destijds president van de Bethlehem Steel Corporation, vroeg adviseur Ivy Lee om zijn leidinggevenden effectiever te maken. Lee nam per persoon zo'n vijftien minuten om één routine uit te leggen, en zei tegen Schwab: probeer het en betaal wat je het waard vindt. Een paar maanden later stuurde Schwab een cheque van 25.000 dollar, een enorm bedrag in 1918 en vandaag enkele honderdduizenden waard. Wat Lee leerde was geen systeem of tool. Het was een manier om de avond ervoor te bepalen waar de volgende dag echt voor is.

Twee dingen maken de dag makkelijker te beginnen. Ten eerste is het kiezen de avond ervoor al gedaan, dus je hoeft 's ochtends niet met een fris, snel afgeleid brein te beslissen. Ten tweede dwingt de strikte volgorde tot één-taak-tegelijk: je werkt aan de bovenste tot die af is, in plaats van overal tegelijk aan te grazen.

Er is ook een stillere reden. Een onafgemaakte taak houdt een kleine claim op je aandacht, een open lus die aan je trekt terwijl je met iets anders bezig bent. De zes van morgen benoemen en ze één voor één sluiten verandert een vage, alles-tegelijk-druk in een korte, geordende reeks met een duidelijk einde. Je houdt de lijst niet in je hoofd; hij staat op papier, op volgorde, te wachten.

Zes is een bewuste grens. Als een taak dag na dag naar onderen blijft zakken, is dat informatie: misschien is het geen echte prioriteit, of moet hij opgeknipt worden.

De meeste mensen die afhaken op de Ivy Lee-methode maken één van een paar voorspelbare fouten.

De Ivy Lee-methode past het best als het moeilijkste van je dag is om te beslissen wat je eerst doet, of als reactief werk (e-mail, berichten, kleine verzoeken) de uren opeet voordat je aan iets belangrijks toekomt. De avond ervoor plannen en de volgorde vastzetten is daar een direct antwoord op.

Hij past minder op dagen die je niet in de hand hebt. Is je werk een stroom van echte onderbrekingen, of een wachtrij waar de volgende taak is wie er net belde, dan is een vaste ochtendlijst tegen lunchtijd ingehaald. Ook dan helpt een lichtere versie: houd één of twee moet-taken voor de gaten tussen het reactieve werk, in plaats van een volledige geordende zes.

Voelt zes als het verkeerde getal, dan loopt hetzelfde instinct door een paar verwante methodes. De 1-3-5-regel sorteert de dag op grootte in plaats van een platte zes. Eat the frog is de Ivy Lee-lijst teruggebracht tot de eerste regel: doe het zwaarste, belangrijkste eerst. De dagelijkse drie is de kleinste versie, drie in plaats van zes. Het zijn varianten op één idee: beslis minder in het moment, en bescherm de paar dingen die tellen tegen alles wat alleen maar vraagt.